档案能放在自己手里吗？个人档案存放指南
在个人事务管理中，档案的存放问题常常被提及，尤其是对于一些对自身档案保管存在疑惑的人来说，“档案能放在自己手里吗”这一问题至关重要，个人档案一般不建议放在自己手中，以下将详细阐述相关原因以及个人档案存放的正确指南。
一、为何个人档案不宜放在自己手中
（一）档案的真实性与完整性难以保证
个人档案是记录一个人学习、工作经历、政治面貌等多方面信息的重要文件集合，具有极高的原始性和权威性，一旦由个人自行保管，很难确保档案内容不会被随意篡改或损毁，一些别有用心的人可能会出于某种目的私自修改档案中的学习成绩、工作评价等关键信息，这将严重破坏档案的可信度和真实性，而且在日常保存过程中，个人可能因缺乏专业的存储条件和保护措施，使档案面临受潮、发霉、丢失等风险，进而损害档案的完整性。
（二）影响档案的流通性与使用效力
档案在个人的学习、工作、生活等诸多方面都发挥着不可或缺的作用，比如在升学过程中，高校需要审核学生档案以了解其过往学业情况；在求职时，用人单位会通过查阅档案评估应聘者的经历与资质；办理退休手续时，档案也是确定养老金待遇等事项的重要依据，如果档案放在自己手中，就无法按照正规的档案流转程序进行传递和接收，相关部门和单位可能会因为档案来源不规范而拒绝认可其有效性，从而导致个人在这些重要事务上遭遇阻碍。
（三）违反档案管理规定
国家对于档案的管理有着严格的法律法规和制度规范，规定档案应存放在具备档案管理权限的机构或部门，如人才交流中心、公共就业服务机构、具有档案保管资格的企事业单位人事部门等，个人私自保管档案属于违反档案管理制度的行为，可能会面临相应的法律后果或行政处罚，并且在未来需要纠正档案存放错误时，还需补办一系列繁琐的手续，耗费大量的时间和精力。
二、个人档案的正确存放方式
（一）学校毕业生档案存放
1、暂存学校
适用情况：适用于毕业后暂时没有落实就业单位，但又希望保留应届生身份的学生，一般情况下，学校可以为毕业生免费保管档案两年，在这期间，毕业生如果找到合适的工作，可以及时将档案从学校转出至工作单位或工作地的人才交流中心。
办理流程：毕业生在毕业前向学校就业指导中心或负责档案管理的部门提出暂存档案申请，填写相关表格并提交个人有效身份证件复印件等材料，学校审核通过后，会为毕业生开具存档证明，并将档案留存于学校专门的档案保管室。
2、转至生源地人才交流中心
适用情况：对于那些毕业后打算回生源地就业或创业，或者在短期内没有明确就业去向且不想将档案留在学校的毕业生来说，将档案转至生源地人才交流中心是一个较为普遍的选择，生源地人才交流中心可以为毕业生提供档案托管、就业推荐、人事代理等多项服务。
办理流程：毕业生首先需要持本人身份证、毕业证、报到证等相关证件到学校就业指导中心或档案管理部门办理档案转递手续，填写档案转递申请表，注明转至生源地人才交流中心的详细信息，学校工作人员审核无误后，通过机要交通或邮政特快专递（EMS）等正规渠道将档案寄送至生源地人才交流中心，毕业生需在规定时间内携带相关证件到人才交流中心办理档案托管确认手续，缴纳一定的档案管理费用（部分地区可能针对应届毕业生有免费政策），并领取存档凭证。
3、转至就业单位或就业单位所在地人才交流中心（针对已就业毕业生）
适用情况：如果毕业生在毕业前已经与用人单位签订了就业协议，且该单位具有档案管理权限（如政府机关、事业单位、国有企业等），那么档案应直接转至就业单位人事部门；若就业单位不具有档案管理权限（如私营企业、外资企业等），则通常将档案转至就业单位所在地的人才交流中心。
办理流程（转至就业单位）：毕业生在与就业单位签订就业协议后，将就业协议书交至学校就业指导中心，学校会根据协议内容填写档案转递通知单，毕业生持档案转递通知单到学校档案管理部门办理档案提取手续，学校工作人员将档案密封并在封口处加盖公章后交给毕业生本人，毕业生携带档案至就业单位人事部门，办理档案交接手续，由单位人事部门工作人员核对档案内容无误后，将档案存入单位专门的档案库房，并告知毕业生存档相关信息。
办理流程（转至就业单位所在地人才交流中心）：毕业生在与就业单位签订就业协议后，先按照上述转至就业单位的流程将档案提取出来，然后持本人身份证、毕业证、报到证、就业协议书等材料到就业单位所在地人才交流中心办理档案托管手续，人才交流中心工作人员审核材料合格后，接收档案并为毕业生开具存档证明，同时收取一定的档案管理费用（根据当地规定执行）。
（二）离职人员档案存放
1、转至人才交流中心（户籍地或现工作地均可）
适用情况：当个人从原工作单位离职后，如果新单位尚未确定或新单位不具备档案管理权限，将档案转至人才交流中心是比较稳妥的做法，无论是户籍地人才交流中心还是现工作地人才交流中心，都可以为离职人员提供人事代理服务，包括档案保管、职称评定申报、社保代理等内容。
办理流程：离职人员首先需要到原工作单位人事部门开具离职证明，并在单位协助下办理档案转递手续，原单位会将档案通过机要交通或邮政特快专递（EMS）等方式转至人才交流中心，离职人员需携带本人身份证、户口本（转至户籍地人才交流中心时可能需要）、离职证明等材料到人才交流中心办理接收手续，缴纳档案管理费用（如有相关规定），并领取存档凭证。
2、转至新工作单位（新单位具备档案管理权限）
适用情况：如果离职人员已经找到了新的工作单位，且新单位具有档案管理权限，那么应将档案及时转至新单位人事部门，这样便于新单位全面了解员工的过往工作经历和相关信息，也有利于员工在新单位的职业发展。
办理流程：离职人员先到原工作单位人事部门办理档案转出手续，获取档案转递通知单，然后持转递通知单和新单位的调档函（新单位开具的用于接收档案的函件）到原单位提取档案，最后携带档案和相关材料（如身份证、离职证明等）到新单位人事部门办理档案接收手续，新单位人事部门工作人员会检查档案的完整性和真实性，确认无误后将档案入库保存，并向离职人员反馈存档情况。
（三）其他特殊情况下的档案存放
1、留学人员档案存放
适用情况：对于准备出国留学的人员来说，妥善处理个人档案非常重要，因为在留学期间，个人的学习和工作经历等信息仍然需要有专业的机构进行记录和管理，以便回国后能够顺利衔接各项事务。
存放方式及办理流程：留学人员一般可以选择将档案存放在学校（若学校允许且毕业后未超过规定存档时间）、户籍地人才交流中心或教育部留学人员服务中心，如果选择存放在学校，可按照学校规定的存档程序办理相关手续；若存放在户籍地人才交流中心，则需携带本人身份证、户口本、国外院校录取通知书等材料前往办理档案托管手续；选择教育部留学人员服务中心存放档案的，需登录其官方网站了解详细的存档要求和办理流程，通常需要在线注册并提交相关电子材料进行申请，经审核通过后按照要求邮寄纸质材料，审核无误后留学人员服务中心会接收档案并提供存档凭证。
2、自费生、自由职业者档案存放
适用情况：自费生（如自费出国深造、自费参加培训等）和自由职业者由于没有固定的工作单位或学习单位来管理档案，需要寻找合适的外部机构进行档案托管。
存放方式及办理流程：这类人群可将档案存放在户籍地人才交流中心或居住地街道办事处劳动保障事务所等机构，以户籍地人才交流中心为例，自费生或自由职业者需持本人身份证、户口本、学历证明（如有）等相关材料到人才交流中心办理档案托管手续，填写档案托管申请表，缴纳档案管理费用（按当地规定执行），人才交流中心会对提交的材料进行审核，审核通过后接收档案并为申请人开具存档证明。
三、个人档案存放后的注意事项
（一）定期查询档案状态
无论是将档案存放在学校、人才交流中心还是其他机构，个人都有责任定期了解档案的存放状态和相关情况，可以通过电话、网络查询平台或直接到存档机构办公地点咨询等方式进行查询，一般建议每年至少查询一次，以确保档案安全且处于正常管理状态，如果在查询过程中发现档案存在问题（如档案丢失、损坏或信息不完整等），应及时与存档机构沟通并采取相应措施解决，避免因档案问题影响个人权益。
（二）按时缴纳档案管理费用（如有规定）
部分地区的人才交流中心或其他存档机构会根据相关规定收取档案管理费用，个人应按照要求按时足额缴纳费用，如果逾期未缴，可能会导致档案被封存或暂停提供服务，进而影响个人对档案的使用需求，在缴纳费用时，务必保留好缴费凭证，以便日后作为缴费依据查询或核对。
（三）及时更新档案信息
在个人的学习、工作经历发生变化（如学历提升、获得新职业技能证书、工作岗位变动等）后，应及时向存档机构提供相关证明材料并申请更新档案信息，这有助于保持档案内容的时效性和准确性，使其能够真实反映个人的最新情况，从而更好地为个人服务，在完成研究生学业并获得学位证书后，应将学位证书复印件及相关学籍材料提交给存档机构，由其工作人员审核后录入档案；又如在工作中获得了专业技术资格证书或晋升职务后，也应将相应证明材料归档。
个人档案是关乎个人一生的重要资料，正确存放和管理档案对于维护个人的合法权益、保障个人的职业发展和学业进步都有着极为重要的意义，每个人都应当充分重视档案存放问题，严格按照相关规定和程序办理存档手续，并在日常生活中关注档案的状态和相关信息更新情况。
